議員活動の報告を、どこまでどのようにどれだけすればよいのか

地域の方から、いつも連絡がない、とのお叱りを受けました。
活動報告会の案内等がたまたま直前になってしまったからと感じましたが、大変申し訳なく思いました。
日程等は議会活動の合間に入れていくため、直前まで確定できない場合が多く、案内も遅れがちです。
報告会等の大切な行事には、参加の気持ちが強い方ほど、私もぜひ参加してもらいたいと考えています。
これまで個別に連絡をいただいた方々や個々の課題に沿った集まりに参加させて頂くスタイルが中心でしたので、私からの情報発信だけしか受け取り口がない場合、やはり行き届かない場合があったかと反省です。
場所や日時、内容など、活動報告会等の貴重な機会には一人でも多くの方に参加していただけるよう配慮して行こうとあらためて考える一日となりました。
インターネットや配布物も含め、なるべく広く声を聞くことができるよう努めてきましたし、ピンポイントで必要なところへ必要な情報が届くよう工夫もしてきました。また、インターネットの活用では、なるべく私と接点のない方も、正確な情報をタイミング良く取得できるようにと考えてきましたが、まだまだ道半ばです。
議員活動の報告を、どこまでどのようにどれだけすればよいのか、何年経ってもその答えがなかなか見つかりません。